Reisekosten 2026: Verpflegung, Fahrt und Übernachtung abrechnen

Bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit können Fahrt, Übernachtung und Verpflegungsmehraufwand steuerfrei erstattet oder als Werbungskosten berücksichtigt werden. Im Inland gelten 2026 weiterhin 14 Euro und 28 Euro. Der Reisekosten-Rechner ordnet Dauer und Mahlzeiten zu.

Die Pauschalen ersetzen nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten, sondern gelten nur bei ausreichender Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Gestellte Mahlzeiten kürzen die Tagespauschale nach festen Anteilen.

Die wichtigsten Punkte

• 14 Euro bei mehr als acht Stunden Abwesenheit.
• 14 Euro an An- und Abreisetagen einer mehrtägigen Reise.
• 28 Euro für volle 24 Stunden.
• Frühstück kürzt um 20 Prozent der 24-Stunden-Pauschale.
• Mittag- und Abendessen kürzen jeweils um 40 Prozent.

Entscheidend ist die erste Tätigkeitsstätte. Fahrten dorthin sind grundsätzlich Entfernungspauschalen-Fälle; berufliche Fahrten zu anderen Einsatzorten können nach Reisekostengrundsätzen behandelt werden. Der Pendlerpauschale-Rechner grenzt den Arbeitsweg ab.

Für Verpflegung zählt die Abwesenheitsdauer. Bei eintägigen Reisen muss sie mehr als acht Stunden betragen. Bei mehrtägigen Reisen erhalten An- und Abreisetag unabhängig von der Stundenzahl die kleine Pauschale, wenn eine auswärtige Übernachtung vorliegt.

Am selben auswärtigen Tätigkeitsort ist die Verpflegungspauschale grundsätzlich auf die ersten drei Monate begrenzt. Eine ausreichend lange Unterbrechung kann die Frist neu beginnen lassen.

Eine Beschäftigte reist am Montag um 16 Uhr an, übernachtet und kehrt Dienstag um 18 Uhr zurück. Für beide Tage kommt jeweils die 14-Euro-Pauschale in Betracht: insgesamt 28 Euro.

Ist das Frühstück am Dienstag vom Arbeitgeber veranlasst, wird um 20 Prozent der 28-Euro-Pauschale gekürzt, also um 5,60 Euro. Für Dienstag verbleiben 8,40 Euro; insgesamt ergeben sich 22,40 Euro Verpflegungspauschale.

Hotelkosten werden daneben nach Beleg erstattet oder steuerlich berücksichtigt. Eine im Übernachtungspreis enthaltene Mahlzeit darf nicht zugleich ungekürzt neben der Pauschale stehen.

Erstattet der Arbeitgeber zulässige Reisekosten steuerfrei, können dieselben Beträge nicht nochmals als Werbungskosten abgezogen werden. Nicht oder nur teilweise erstattete abzugsfähige Kosten können in der Steuererklärung relevant sein.

Bei Privatfahrzeug sollten dienstliche Kilometer, Datum, Ziel und Zweck dokumentiert werden. Bei Firmenwagen entstehen keine eigenen pauschalen Fahrzeugkosten in gleicher Weise; Tank- und Überlassungsregelung sind zu prüfen.

Die 14-Euro-Pauschale wird bereits bei genau acht Stunden angesetzt. Gesetzlich erforderlich sind mehr als acht Stunden.

Gestellte Mahlzeiten werden mit ihrem Rechnungswert statt mit 20 beziehungsweise 40 Prozent der vollen Tagespauschale gekürzt. Für die Pauschalkürzung gelten feste Beträge.

1. Bestimmen Sie erste Tätigkeitsstätte und Reiseanlass.
2. Erfassen Sie Abfahrt, Rückkehr, Übernachtungen und Einsatzort.
3. Ordnen Sie 14- oder 28-Euro-Pauschale und Mahlzeitenkürzung zu.
4. Ziehen Sie Arbeitgebererstattungen von abziehbaren Kosten ab.

Rechnen Sie mehrere Varianten mit den verlinkten Werkzeugen durch und bewahren Sie die verwendeten Eingaben zusammen mit dem Ergebnis auf. So können Sie spätere Bescheide oder Abrechnungen nachvollziehen.

So prüfen Sie den Rechts- und Datenstand

Eine belastbare Rechnung beginnt mit der Vorschrift oder amtlichen Tabelle, die am maßgeblichen Stichtag gilt. Veröffentlichungsdatum, Inkrafttreten und Auszahlungszeitpunkt können auseinanderfallen. Das ist besonders bei Jahreswechseln, rückwirkenden Anpassungen und vorläufigen Zahlungen wichtig. Dieser Ratgeber gibt den Stand vom 13. September 2026 wieder. Prüfen Sie bei einer späteren Entscheidung, ob eine neue Fassung verkündet wurde. Eine Pressemitteilung oder ein Gesetzentwurf belegt noch keine geltende Regel.

Die folgenden Primärquellen tragen die verwendeten Regeln und Rechengrößen. Öffnen Sie bei einem Bescheid oder Vertrag zuerst die Quelle, die genau Ihren Zeitraum und Sachverhalt betrifft. Lesen Sie nicht nur einen einzelnen Betrag: Definition, Bemessungsgrundlage, Ausnahmen und Übergangsvorschriften entscheiden oft darüber, ob der Wert anwendbar ist.

• § 9 Abs. 4a EStG und BRKG – Bundesministerium der Justiz
• Amtliche Gesetze – Bundesministerium der Justiz
• Lohnsteuer-Handbuch 2026 – Bundesministerium der Finanzen
• § 9 EStG – Entfernungspauschale – Bundesministerium der Justiz, geprüft am 2026-09-12
• Lohnsteuer-Handbuch 2026 – Reisekosten – Bundesministerium der Finanzen, geprüft am 2026-09-12
• Steuerliche Änderungen 2026 – Bundesministerium der Finanzen, geprüft am 2026-09-12

So machen Sie aus dem Ergebnis eine belastbare Entscheidung

Notieren Sie zu jeder Eingabe, woher sie stammt: Abrechnung, Bescheid, Vertrag, Versicherungsverlauf, Kontoauszug oder amtliche Tabelle. Trennen Sie sichere Werte von Annahmen. Ein Bruttobetrag, ein steuerlicher Betrag und eine tatsächliche Auszahlung können ähnlich heißen, aber verschiedene Bemessungsgrundlagen sein. Verwenden Sie außerdem immer dasselbe Kalender- oder Leistungsjahr. Sonst verbinden Sie Grenzen und Sätze, die nie gemeinsam galten.

Prüfen Sie außerdem, für wen eine Zahl gilt. Einzelperson und Haushalt, Arbeitnehmer und Arbeitgeber, Brutto und Netto sowie Bund und Land sind keine austauschbaren Ebenen. Ordnen Sie jeden Wert einer Person, einem Zeitraum und einer Rechtsgrundlage zu. Bei gestaffelten Grenzen muss klar sein, ob nur der übersteigende Teil oder der gesamte Betrag anders behandelt wird. Diese Zuordnung verhindert die häufigsten plausibel aussehenden Fehlrechnungen.

Rechnen Sie anschließend mindestens drei Fälle: den erwarteten Fall, eine ungünstige Abweichung und eine Alternative. Verändern Sie dabei jeweils nur eine Eingabe. So erkennen Sie, welcher Faktor das Ergebnis tatsächlich bewegt. Bei monatlichen Leistungen gehört zusätzlich ein Jahresvergleich dazu; bei langfristigen Entscheidungen sollten Sie nominale Eurobeträge und heutige Kaufkraft auseinanderhalten.

Diese Rechner ergänzen den Ratgeber und bilden die wichtigsten Varianten getrennt ab:

• reisekosten rechner
• pendlerpauschale rechner
• spritkosten rechner
• firmenwagen rechner
• steuererstattung rechner

Speichern Sie Ergebnis, Eingaben, Rechenjahr und Abrufdatum gemeinsam. Ein Rechner liefert eine nachvollziehbare Schätzung, aber keinen Verwaltungsakt und keine verbindliche Vertragsauslegung. Weicht ein amtlicher Bescheid ab, vergleichen Sie zuerst Bemessungszeitraum, Rundungsregel, Freibeträge und Sondertatbestände. Benennen Sie bei einer Rückfrage genau die erste abweichende Rechenzeile. Damit lässt sich ein Fehler wesentlich schneller klären als mit einem bloßen Vergleich der Endbeträge.