EÜR-Vorlage für Excel kostenlos herunterladen

Die Arbeitsmappe besteht aus Anleitung, Stammdaten, Buchungsliste und Auswertung. In den Stammdaten hinterlegen Sie Wirtschaftsjahr, Name oder Firma, Anschrift, Tätigkeit und einen Hinweis zur Kleinunternehmerregelung. Diese Daten bleiben lokal in Ihrer Datei.

Die Buchungsliste bietet 1.000 Zeilen. Für jede Zahlung erfassen Sie Zahlungsdatum, Belegnummer, Kategorie, Beschreibung, Einnahme oder Ausgabe, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz, Zahlungsart und betrieblichen Anteil. Umsatzsteuer, Bruttobetrag und abziehbarer Anteil werden automatisch berechnet. Die Auswertung summiert anschließend Einnahmen und Ausgaben je Kategorie und stellt daraus einen vorläufigen Überschuss her.

Die Vorlage ist bewusst eine Arbeitshilfe und kein amtlicher Vordruck. Sie kann die geordnete Vorbereitung erleichtern, bildet aber keine individuelle Steuerbeurteilung ab. Abschreibungen, private Nutzungsanteile, nicht abziehbare Betriebsausgaben, innergemeinschaftliche Sachverhalte oder Korrekturen brauchen zusätzliche Prüfung.

Bei der Einnahmenüberschussrechnung wird der Gewinn grundsätzlich als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermittelt. Für die zeitliche Zuordnung gilt regelmäßig das Zu- und Abflussprinzip: Entscheidend ist, wann ein Betrag wirtschaftlich zugeflossen oder geleistet worden ist. Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel und gesetzliche Sonderregeln können davon abweichen.

Eine eindeutige Belegnummer verbindet Tabellenzeile und Beleg. Verwenden Sie ein durchgängiges Schema wie 2026-0001 und legen Sie digitale Belege in derselben Reihenfolge ab. Die Beschreibung sollte Geschäftsvorfall und Empfänger verständlich benennen. Sammelbegriffe wie „Material“ reichen für eine spätere Prüfung oft nicht aus.

Erfassen Sie private Einlagen und Entnahmen getrennt von betrieblichen Einnahmen und Ausgaben. Sie verändern die Liquidität, gehören aber nicht ohne Weiteres zum steuerlichen Gewinn. Der eingetragene betriebliche Anteil ist eine Rechenhilfe und muss fachlich begründet sein. Bei gemischt genutzten Kosten sollte die Aufteilung anhand geeigneter Nachweise erfolgen.

Kontrollieren Sie zunächst, ob jede Zeile den richtigen Typ „Einnahme“ oder „Ausgabe“ trägt. Prüfen Sie dann Bruttosummen gegen Bank, Kasse und Zahlungsdienstleister. Ein Monats- oder Jahressaldo allein beweist keine Vollständigkeit. Offene Rechnungen, noch nicht bezahlte Forderungen und Anlagegüter werden je nach steuerlicher Behandlung gesondert berücksichtigt.

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist regelmäßig keine Umsatzsteuer in Rechnungen aus und hat grundsätzlich keinen Vorsteuerabzug. Der Hinweis im Stammdatenblatt ändert die Formeln nicht automatisch, weil Übergänge und Sonderfälle eine individuelle Beurteilung erfordern. Für eine überschlägige Belastung steht der Kleinunternehmer-Rechner bereit; Umsatzsteuerbeträge lassen sich mit dem Mehrwertsteuer-Rechner kontrollieren.

Übertragen Sie Werte erst nach Prüfung in die amtliche Anlage EÜR oder eine Steuersoftware. Bewahren Sie Originalbelege und die verwendete Arbeitsdatei nach den für Ihren Fall geltenden Fristen auf. Eine frei bearbeitbare XLSX-Datei allein erfüllt nicht automatisch alle Anforderungen an elektronische Aufzeichnungen.